Esempio di best practice

Da die Platzverhältnisse zu eng geworden waren, entschied Gesundheitsförderung Schweiz in 2014 die Büros vom damaligen Standort im Quartier Kirchfeld in die Wankdorf City umzuziehen. Der Umzug sollte konsequent unter dem Blickwinkel der Erkenntnisse zu gesundheitsförderlichen Büroräumen aus dem KTI-Forschungsprojekt «Offices, Change & Health» geplant und umgesetzt werden.

Die positiven Ergebnisse aus der wissenschaftliche Begleitung des Workplace Changes von Gesundheitsförderung Schweiz bestätigten, dass die Mitarbeitenden gut durch den Veränderungsprozess geführt wurden und die neue Büroraumgestaltung optimale Verhältnisse bieten, um darin mit hohem Engagement und Wohlbefinden arbeiten zu können.

    

Gesundheitsförderung Schweiz beschäftigt rund 60 Mitarbeitende und hat zwei Geschäftsstellen – eine in Bern und eine in Lausanne, wobei die meisten Mitarbeitenden in Bern tätig sind. Der bisherige Standort in Bern befand sich im Quartier Kirchenfeld in einer ehemaligen Jugendstilvilla. Die Arbeitsplätze waren über 4 Stockwerke verteilt, nach Abteilunge und Bereichen gruppiert und persönlich zugeteilt. Je nach Zimmergrösse befanden sich bis zu 4 Arbeitsplätze in einem Raum. Die Geschäftsleitung verfügte teilweise über Einzelbüros. Die Platzverhältnisse wurden immer enger und die Möglichkeiten für Meetings, bilaterale Besprechungen oder stilles Arbeiten im Hause immer geringer. 2014 fiel der Entscheid für einen Umzug.

   

Das Workplace Change Management

Gesundheitsförderung Schweiz setzte das Projekt nach den neusten Forschungserkenntnissen zur Gestaltung gesundheitsförderlicher Büroräume und dem damit zusammenhängenden Veränderungsprozess um. Ein vielschichtiger Planungsprozess trug diesen Zielen Rechnung und berücksichtigte dabei die Einflussfaktoren für ein gelungenes Work Place Change Management (siehe Abb. 1).

Abbildung 1: Die drei Einflussdimensionen für gesundheitsförderliche Büroräume und Workplace Change Management

Die wichtigsten Ziele definierte die Geschäftsleitung in Workshops zu Projektvision und Projektzielen dabei (CM 7, CM 8) wie folgt:

  • die Erfüllung einer Vorbildfunktion hinsichtlich gesundheitsförderlicher Büroraumgestaltung
  • gesunde, leistungsfähige Mitarbeitende, die sich am Arbeitsplatz wohlfühlen
  • die Sichtbarmachung des eigenen Leitbilds und der Mitarbeitendenpolitik am neuen Standort

Die Geschäftsleitung fällte zudem den Grundsatzentscheid, dass das neue Büro offen und ohne fix zugordnete Arbeitsplätze gestaltet werden soll, um den Austausch und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitenden zu stärken. Um die neue Praxis vorzuleben, entschied die Geschäftsleitung ebenfalls, dass sie selbst auch kein eigenes Büro und keinen fixen Arbeitsplatz mehr haben würde. Alle anderen Planungsentscheidungen sollten zusammen mit der Nutzervertretergruppe, welche aus den verschiedenen Abteilungen zusammengestellt wurde, gefällt werden [CM2, CM4]. Es folgten erste Informationen an alle Mitarbeitenden, in welcher über Sinn und Treiber der Veränderung, Ziele sowie alle anderen Ergebnisse aus Visions- und Ziele-Workhops informiert wurden [CM3, CM4, CM5, CM7, CM8].

Abb. 2: Einbindung aller Ebenen in der Büroraumplanung (Phase 1-3)

Unter externer Anleitung entwickelten die Nutzervertretenden und die Geschäftsleitung [CM4] in Etappen den Büroraumplan sowie den prozessbegleitenden Change Management Plan. Die Beteiligten besprachen in einem iterativen Prozess die Gestaltung der Büroräume (Materialien, Möbel, Design, Farben, etc.) und speziell, was sie brauchen, um trotz Verlust des persönlich zugeordneten Arbeitsplatzes eine Umgebung zu haben, in der sie gut arbeiten und sich wohlfühlen können [CM2, CM4, CM5, CM6, CM10]. Des Weiteren wurde die Bedürfnisse und notwendigen Massnahmen für einen stressfreien Veränderungsprozess abgeholt [CM1, CM9].

Abb. 3: Übersicht aller Aktivitäten im begleitenden Workplace Change Management (Phase 4–7)

Auf Basis dieser Informationen finalisierte der Büroraumplaner den Büroraumplan. Parallel dazu entstand ein Fahrplan (siehe Abb. 3) mit allen notwendigen Aktivitäten, um die Mitarbeitenden gesund durch den Veränderungsprozess zu begleiten und die Offenheit gegenüber der Veränderung beizubehalten oder zu erhöhen [CM1, CM3, CM9, CM12].

Aktivitätsorientiertes Raumkonzept

Die Idee der Büroraumgestaltung bei Gesundheitsförderung Schweiz folgt dem non-territorialen Arbeitskonzept. Der Grad an Territorialität [B16] ist gering, das heisst, Mitarbeitende richten sich nicht dauerhaft an einem Arbeitsplatz ein, sondern wählen jeden Tag den für die anstehenden Aufgaben passenden Arbeitsplatz [B1]. Sind nur kurz E-Mails zu bearbeiten, bevor ein Meeting startet, stehen verschiedene Rückzugsmöglichkeiten bereit. Für ganztägige Aufgaben am Platz stehen hingegen voll ausgestattete Arbeitsplätze zur Verfügung.

Durch das Teilen von Arbeitsplätzen sind weniger Standardarbeitsplätze als Mitarbeiter benötigt. Die dadurch gewonnene Fläche dient einer Vielfalt von Flächenarten für (hoch-)konzentrierte, kommunikative oder restorative Aktivitäten [B1]. Das non-territoriale Bürokonzept unterstützt jede Art von Büroarbeit, sei es für Vollzeit- oder Teilzeitkräfte oder sogar für Gäste.

Bei der Gestaltung der Räume und der Einrichtung wurde besonderen Wert auf eine warme und wohnliche Atmosphäre gelegt. Ziel war es, eine hohe Individualität und damit hohe Motivation zu ermöglichen. Sowohl die Tätigkeitsmuster als auch die Bedürfnisse und Vorlieben bezüglich Design und Ausstattung der zukünftigen Nutzenden flossen in die Planung mit ein. Die übergeordneten Einflussfaktoren [B1, B2, B3] wurden optimal berücksichtigt.

Abb. 4: Der Plan des neuen, gesundheitsförderlichen Büroraums von Gesundheitsforderung Schweiz

Die Flächen sind so angeordnet, dass laute und leise Zonen jeweils akustisch voneinander getrennt sind [B4, B10, B17]. Im gesamten Büroraum befinden sich Pflanzen und naturnahe Elemente wie der Office Garden [B9]. Ebenso sorgt ein Farbkonzept für ein ästhetisch ansprechendes und moderat buntes Umfeld [B2, B8]. Im Eingangsbereich finden sich farbige Elemente der Corporate Identity [7]. Hohe Luftqualität und behagliches Klima werden durch eine vollautomatische Klimatisierung sichergestellt [B11]. Die Fenster können nicht geöffnet werden, da es sich um ein hinsichtlich Energieeffizienz zertifiziertes Gebäude handelt.

Mittels der oben genannten Faktoren widerspiegelt der Büroraum die Kultur von Gesundheitsförderung Schweiz und die Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden [B11].

  

      

Die neuen Büroräume

Beim Eingang mit Empfang und Garderobe bietet sich direkt der Durchblick auf die gegenüberliegende Cafeteria mit Panoramasicht auf den Jura. Die Cafeteria dient als Pausenbereich und kommunikatives Zentrum und ist als Bistro mit kleinen Tischgruppen möbliert. Für Teammeetings und Events können diese mit einfachen Handgriffen zu grösseren Einheiten umgestaltet werden.

Im Zentrum der Meeting-Räumlichkeiten liegt die multifunktional verwendbare Piazza. Tische und Stühle für den flexiblen Einsatz bei Besprechungen, Schulungen, Seminare oder Diskussionsrunden sind unsichtbar verstaut. Ein mehrlagiger Schallschutzvorhang bewirkt eine akustische Diskretion und Abschirmung. Die Piazza ist grundsätzlich offen und nach Bedarf vom Eingangsbereich abtrennbar.

Die Arbeitsplätze in den offenen Bereichen ordnen sich entlang der Fensterfront an und erhalten so optimales Tageslicht. Sie sind mit elektrisch höhenverstellbaren Tischen, einer einheitlichen Bürotechnik, grossen Arbeitsflächen und Möbeln von hoher Qualität ausgestattet. Mitarbeitende können bei der Ankunft einen Arbeitsplatz auswählen, das Notebook anschliessen und loslegen. Persönliche Schliessfächer, Ablagen, Trolleys und Teamablagen sind zentral angeordnet.

Auch die Arbeitsplätze in geschlossenen Räumen sind allen Mitarbeitenden frei zugänglich, zur temporären Konzentrationsarbeit oder für den ganzen Tag. Die Räume sind zum Korridor hin verglast, zwecks akustischer Abschirmung, mit freier Sicht nach aussen und nach innen. Bedürfnissen wie Territorialität oder Privatheitsregulation wird hier weniger Rechnung getragen. Die Abstände zwischen den Arbeitsplätzen sind gross und die offenen Flächen sind immer wieder durch kleinere Zonen unterbrochen, damit kein Beengtheitserleben oder das Gefühl eines riesigen Grossraums entsteht.

Die Bibliothek verwahrt zentral die Fachliteratur aller Bereiche. Raum und Einrichtung verbreiten Loungeatmosphäre; die gemütliche Sofagruppe bietet Platz für entspannte Besprechungen.

Inspiriert durch die Natur, mit vielen natürlichen Pflanzen, einem Rasenteppich und flexiblen Möbeln - in einer unkomplizierten Umgebung wie dem Office Garden lässt es sich gut für ein paar Stunden oder auch den ganzen Arbeitstag arbeiten.

Gute Ideen können überall entstehen, sei es im hektischen Umfeld einer Bahnhofshalle oder in einer entschleunigenden Umgebung, je nach Vorliebe oder Befindlichkeit. Der Regenerationsraum soll mithilfe der gemütlichen Lounge- und Liegemöbel, dem wohnlichen Teppich und den schönen Leuchten explizit Ruhe ausstrahlen.

Für die Teamarbeit bietet der Projektraum mit gelbem Boden und dem elektrisch verstellbaren Steh-Besprechungstisch eine erfrischende und anregende Arbeitsumgebung. Die Wände sind zur Visualisierung der Ideen freigehalten und können nach Belieben bespielt werden.

Der Raum Silent Work bietet vier Arbeitsplätze zur stillen und effizienten Arbeit. Kein Handyklingeln und keine Gespräche stören die Konzentration, Stressfaktor Nummer eins in Büroräumen wird ausschaltet.

Sehen und gesehen werden ist für die tägliche Zusammenarbeit resp. die sozialen Beziehungen am Arbeitsplatz ein wichtiger Faktor, Rückzug hingegen schafft die Möglichkeit für ungestörte Besprechungen oder für eine temporäre konzentrierte Tätigkeit. Für rasche situative Wechsel sind frei im Raum stehende Rückzugsmöbel sowie geschlossene Räume im direkten Umfeld des Teams angesiedelt, wie z. B. die kleinen Besprechungsräume, die Einzelbüros, die Bibliothek und zwei Think Tanks.

   

Tipps

  • Empfehlungen für die Layout-Planung in Kaptiel 3.3.1 des Leitfadens für gesundheitsförderliche Büroräume und Worplace Change Management
  • Beispiele unterschiedlichen Umfangs von Workplace-Change-Fahrplänen in Kapitel 3.4.3 des Leitfadens für gesundheitsförderliche Büroräume und Worplace Change Management
  • Gerne führen wir Sie durch unsere Büroräume an der Wankdorfallee 5 in Bern.
    Bitte wenden Sie sich an Madlen Witzig, um einen Termin zu vereinbaren:
    Madlen Witzig, Projektleiterin BGM, Gesundheitsförderung Schweiz
    Tel. +41 31 350 03 41, madlen.witzig@promotionsante.ch