Spazi lavorativi favorevoli alla salute:
esempio di best practice

Alla luce dello spazio ormai ristretto, nel 2014 Promozione Salute Svizzera ha deciso di trasferirsi dall’allora sede nel quartiere di Kirchfeld a Wankdorf City. Il trasloco doveva essere pianificato e attuato coerentemente, tenendo conto delle conoscenze in merito agli uffici favorevoli alla salute acquisite nell’ambito del progetto di ricerca CTI «Offices, Change & Health».

Gli esiti positivi dell’assistenza scientifica del Workplace Change di Promozione Salute Svizzera confermano che i collaboratori sono stati guidati in maniera ottimale nel processo di cambiamento e che la nuova organizzazione degli uffici offre spazio a sufficienza per potervi lavorare con grande impegno e sentendosi a proprio agio.

    

Promozione Salute Svizzera conta circa 60 collaboratori e dispone di due filiali, una a Berna e una a Losanna, anche se la maggior parte dei dipendenti lavora nella capitale. La sede precedente di Berna si trovava nel quartiere di Kirchenfeld, in una villa in stile Liberty. Le postazioni di lavoro erano distribuite su quattro piani, raggruppate in base ai dipartimenti e ai settori, e assegnate personalmente. In un ufficio potevano lavorare fino a quattro collaboratori, a seconda della grandezza del locale. I membri della Direzione disponevano in parte di uffici singoli. Gli spazi sono diventati sempre più ristretti e le possibilità per tenere meeting, colloqui bilaterali o lavorare in silenzio nell’edificio erano sempre meno. Nel 2014 è stata presa la decisione di traslocare.

   

Il Workplace Change Management

Promozione Salute Svizzera ha attuato il progetto secondo le conoscenze più recenti acquisite nella ricerca in merito a organizzazione di uffici favorevoli alla salute e relativo processo di cambiamento. Per un Workplace Change Management [AN1] di successo (vedasi figura 1) ci si è avvalsi di un complesso processo di pianificazione che ha tenuto conto di questi obiettivi, prendendo in considerazione i fattori d’influenza.

Figura 1: le tre dimensioni d’influenza per uffici favorevoli alla salute e Workplace Change Management

I principali obiettivi sono stati definiti come segue dalla Direzione in occasione di workshop sulla visione e sulle finalità del progetto (CM7, CM8):

  • realizzazione di un modello di riferimento per quanto riguarda l'organizzazione degli uffici favorevoli alla salute
  • collaboratori sani e performanti che si sentono bene sul posto di lavoro
  • visibilità nella nuova sede dei principi guida propri e della politica riguardante il personale

Inoltre, al fine di rafforzare lo scambio e la comunicazione tra i collaboratori, la Direzione ha deciso per principio che i nuovi uffici dovessero essere aperti e senza postazioni di lavoro assegnate in modo fisso. Per dare un esempio concreto della nuova prassi, la Direzione ha stabilito che i suoi stessi membri non avrebbero più avuto un ufficio proprio e una postazione di lavoro fissa. Tutte le altre decisioni riguardanti la pianificazione sono state prese in collaborazione con il gruppo di rappresentanza degli utenti, composto dai membri dei diversi reparti [CM2, CM4]. Sono poi seguite le prime comunicazioni ai collaboratori che sono stati informati in merito al senso e al fattore scatenante del cambiamento, agli obiettivi e a tutti gli altri risultati dei workshop su visione e finalità [CM3, CM4, CM5, CM7, CM8].

Figura 2: coinvolgimento di tutti i livelli nella pianificazione degli uffici (fase 1-3)

Guidate da uno specialista esterno, la rappresentanza degli utenti e la Direzione [CM4] hanno sviluppato gradualmente il piano degli spazi lavorativi nonché il Change Management Plan che avrebbero accompagnato l’intero processo. Nel quadro di un processo iterativo, le persone coinvolte si sono confrontate sull’organizzazione degli uffici (materiali, arredamento, design, colori ecc.) e in particolare su quanto necessario per creare un ambiente in cui poter lavorare e sentirsi bene nonostante la perdita della postazione di lavoro assegnata personalmente [CM2, CM4, CM5, CM6, CM10]. Sono state altresì definite le esigenze e le misure necessarie per un processo di cambiamento che non causasse alcuno stress [CM1, CM9].

Figura 3: panoramica di tutte le attività nel quadro del Workplace Change Management di accompagnamento (fase 4-7)

I progettisti hanno finalizzato il piano degli uffici in base a suddette informazioni. Allo stesso tempo, è stata allestita una tabella di marcia (vedasi figura 3) con tutte le attività necessarie per accompagnare i collaboratori in modo sano attraverso il processo di cambiamento e mantenere o aumentare la trasparenza in relazione al cambiamento [CM1, CM3, CM9, CM12].

Progettazione degli spazi orientata alle attività

L’organizzazione degli spazi lavorativi presso Promozione Salute Svizzera si orienta al principio della non territorialità. Il grado di territorialità [B16] è modesto, ovvero i collaboratori non si ancorano stabilmente a una postazione di lavoro, bensì scelgono ogni giorno la postazione adatta per i compiti da eseguire [B1]. Se si devono soltanto elaborare brevemente delle e-mail prima di iniziare una riunione, sono disponibili varie possibilità per appartarsi. Per attività da svolgere sul posto nell’intera giornata di lavoro, ci si può invece avvalere di postazioni di lavoro dotate di ogni comfort.

Grazie alla condivisione delle postazioni di lavoro, il numero di queste ultime risulta inferiore a quello dei collaboratori. La superficie così guadagnata serve a predisporre una serie di aree per attività di comunicazione, di rigenerazione o che richiedono un’(elevata) concentrazione [B1]. Il principio della non territorialità si addice a qualsiasi tipo di lavoro d’ufficio, per i collaboratori a tempo pieno, per quelli a tempo parziale e addirittura per gli ospiti.

Al momento dell’organizzazione degli spazi e della predisposizione dell’arredamento è stata prestata particolare attenzione a un’atmosfera calda e accogliente, con l’obiettivo di consentire un elevato livello di individualità e quindi un’alta motivazione. Nella pianificazione sono confluiti sia i modelli di attività, sia le esigenze e le preferenze in fatto di design e arredamento dei futuri utenti. I fattori d’influenza sovraordinati [B1, B2, B3] sono stati considerati in maniera ottimale.

Figura 4: pianta del nuovo spazio lavorativo favorevole alla salute di Promozione Salute Svizzera

Le superfici sono distribuite in modo tale che le zone rumorose e quelle silenziose siano acusticamente separate le une dalle altre [B4, B10, B17]. In tutto l’ufficio si trovano piante ed elementi naturali quali l’Office Garden [B9]. Inoltre, i colori donano all’ambiente un aspetto piacevole e discreto [B2, B8]. Nell’area d’ingresso ci sono elementi cromatici che richiamano la Corporate Identity [7]. Un impianto di climatizzazione completamente automatico garantisce un’elevata qualità dell’aria e un clima gradevole [B11]. Non è possibile aprire le finestre, perché si tratta di un edificio certificato dal punto di vista energetico.

Grazie ai succitati fattori, lo spazio lavorativo rispecchia la cultura di Promozione Salute Svizzera e testimonia la stima nei confronti dei collaboratori [B11].

  

      

I nuovi uffici

Dall’entrata, dove si trovano reception e guardaroba, si scorge direttamente la caffetteria, situata proprio di fronte, che offre una vista panoramica sul Giura. La caffetteria funge da area per le pause e da centro di comunicazione. È arredata come un bistrò con piccoli gruppi di tavoli che è possibile trasformare in quattro e quattr’otto in unità più grandi per le riunioni di team e gli eventi.

Nel cuore della zona dedicata alle riunioni si trova una «piazza», utilizzabile per diversi scopi. Tavoli e sedie per un impiego flessibile in caso di colloqui, formazioni, seminari o tavole rotonde sono sistemati in modo da non essere visti. Una tenda insonorizzata multistrato garantisce una discrezione acustica e una schermatura ottimali. In linea di principio, la «piazza» è aperta e, all’occorrenza, può essere separata dall’area d’ingresso.

Le postazioni di lavoro nell’open space sono disposte lungo i muri con le finestre per sfruttare in modo ottimale la luce del giorno. Sono dotate di tavoli ad altezza regolabile elettricamente, di strumenti tecnologici per l’ufficio unitari, di grandi superfici di lavoro e di mobili di alta qualità. Al loro arrivo i collaboratori possono scegliere una postazione di lavoro, collegare il notebook e cominciare la loro attività. Gli armadietti personali, gli archivi generali, i trolley e gli archivi dei team sono collocati centralmente.

Anche le postazioni di lavoro nei locali chiusi sono tutte liberamente accessibili ai collaboratori, per lavori temporanei che richiedono un elevato grado di concentrazione o per l’intera giornata. I locali sono separati dal corridoio da vetrate che permettono sia di garantire l’isolamento acustico, sia di mantenere la visuale verso l’interno e l’esterno. In questo ambito si tiene meno conto di esigenze quali territorialità o regolazione della sfera privata. Le distanze tra le postazioni di lavoro sono ampie e le superfici libere sono sempre interrotte da zone più piccole, affinché non si abbia la sensazione di trovarsi in uno spazio ristretto o, al contrario, in un ambiente gigantesco.

La biblioteca custodisce centralmente la letteratura specialistica di tutti i settori. Ambiente e arredamento conferiscono un’atmosfera da lounge al locale; il comodo divano e le poltrone offrono spazio per colloqui in tutto relax.

Ispirato alla natura, con tante piante vere, un tappeto erboso e mobili flessibili, l’Office Garden offre un ambiente easy in cui trascorrere un paio d’ore o lavorare tutta la giornata.

Le buone idee possono nascere ovunque, sia nel febbrile contesto di una stazione ferroviaria, sia in un ambiente più rilassato, a seconda della propria predilezione o dello stato d’animo. Il locale di rigenerazione, con il comodo divano e le poltrone, il confortevole tappeto e le belle lampade, si prefigge di irradiare un senso di quiete.